Как да оптимизирате процеса по управление и инвентаризация на активи в днешната динамична работна среда

header_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex

Едва ли има човек, който да не се съгласи с твърдението, че съвременната работна среда е забързана и динамична. Служителите вече не работят само в офиса и динамиката на бизнес отношенията налага постоянното им движение.  Неоспорим факт е, че начинът, по който функционират и работят организациите се променя постоянно. Адаптацията към тези промени, играе важна роля в развитието на всяка организация и способността ѝ да отговоря на предизвикателствата. А съвременната бизнес реалност създава съвременни предизвикателства.

Едно от тях засяга ежедневната оперативна работа на всяка организация. Това е правилното управление на нейните дълготрайни материални активи (ДМА), дори когато са налице фактори като отдалечена работа и/или непрекъснатото движение на служители и материални активи. Затрудненията произтичат основно от липсата на физически достъп до актива. Тези проблеми могат да бъдат решени бързо и лесно, чрез интегриране на дигитална система за управление на активи.

Дигитализирането на процеса по управление и инвентаризация на активи позволява безпроблемна работа с всеки дълготраен материален актив (ДМА), дори в условия на дистанция. Благодарение на лесния достъп от всяко място и през всяко устройство, значително се намалява времето необходимо за менажиране и документиране на промените.

Дигиталните платформи улесняват така важната за организациите бърза адаптация към промените и предлагат иновативен подход за управление на материални активи.  Този подход значително намалява риска от злоупотреби, спестява време и пари, като в същото време дава гъвкавост при промени в обстоятелствата.

Съвременните предизвикателства и как да се справим с тях:

Нека сега да разгледаме някои примери за често срещани предизвикателства, пред които са изправени организациите, вследствие на днешната бизнес реалност.

Работа от вкъщи, новото нормално

През последната година работата от вкъщи се превърна в масова практика.  Служителите и служебното им оборудване са по подразбиране извън офисите, това от своя страна създава ново предизвикателство, с което класическата инвентаризация не може да справи.

Това ново предизвикателство може да се разреши чрез използването на софтуер за управление на активи с мобилно приложение за инвентаризация, което дава възможност всеки служител сам да си инвентаризира собствените активи.

Персоналната инвентаризация се извършва, като служителя сканира с камерата на мобилния телефон съответния актив. Веднъж като се сканира всичко, служителят изпраща данните от приложението на телефона си към дигиталния регистър, където се записват и обработват. Включително може да прикачва и моментни изображения на активите при всяко сканиране с цел сигурност и защита от манипулации.

Така операторът на системата ще може да провери, при нужда, кога е направена прикачената снимка и дали тя отговаря на датата на изпращане.

Мобилното приложение за персонална инвентаризация улеснява и прави прозрачен процеса по управление на активи в условия на отдалечена работа и работа от вкъщи.

image_1_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex

Мобилни активи

Може би сте попадали в ситуация, в която разполагате с мобилни активи, които се ползват при отдалечена работа – например при командировка или работа на терен. А за да преминат инвентаризация, активите трябва да се върнат на първоначалната си локацията. Това затруднява работния процес на отговорния за активите служител, води до забавяне на инвентаризационния процес и/или активите, се пропускат в процеса на проверка и се отразяват като липсващи. Софтуерът за управление и инвентаризация на ДМА успешно преодолява това предизвикателство като значително намалява грешките/липсите при инвентаризация, оптимизира времето и персонала, нужен за успешна инвентаризация, а актуалната и вярна информация за активите подобрява управленските решения.

Инвентаризацията на такива мобилни активи става лесно чрез специална функционалност в софтуера, чрез която допълнителни потвърждения се изпращат за активи, липсващи на определената локация, до отговорния за тях служител.

научете повече за решението на LIREX
image_2_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex
image_2_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex

Мобилни активи

Може би сте попадали в ситуация, в която разполагате с мобилни активи, които се ползват при отдалечена работа – например при командировка или работа на терен. А за да преминат инвентаризация, активите трябва да се върнат на първоначалната си локацията. Това затруднява работния процес на отговорния за активите служител, води до забавяне на инвентаризационния процес и/или активите, се пропускат в процеса на проверка и се отразяват като липсващи.

Софтуерът за управление и инвентаризация на ДМА успешно преодолява това предизвикателство като значително намалява грешките/липсите при инвентаризация, оптимизира времето и персонала, нужен за успешна инвентаризация, а актуалната и вярна информация за активите подобрява управленските решения.

Инвентаризацията на такива мобилни активи става лесно чрез специална функционалност в софтуера, чрез която допълнителни потвърждения се изпращат за активи, липсващи на определената локация, до отговорния за тях служител.

научете повече за решението на LIREX
image_2_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex

Мобилни активи

Може би сте попадали в ситуация, в която разполагате с мобилни активи, които се ползват при отдалечена работа – например при командировка или работа на терен. А за да преминат инвентаризация, активите трябва да се върнат на първоначалната си локацията. Това затруднява работния процес на отговорния за активите служител, води до забавяне на инвентаризационния процес и/или активите, се пропускат в процеса на проверка и се отразяват като липсващи. Софтуерът за управление и инвентаризация на ДМА успешно преодолява това предизвикателство като значително намалява грешките/липсите при инвентаризация, оптимизира времето и персонала, нужен за успешна инвентаризация, а актуалната и вярна информация за активите подобрява управленските решения.

Инвентаризацията на такива мобилни активи става лесно чрез специална функционалност в софтуера, чрез която допълнителни потвърждения се изпращат за активи, липсващи на определената локация, до отговорния за тях служител.

научете повече за решението на LIREX ASSETS

Активи с динамично местоположение

Друг пример са активи, които динамично променят местоположението си  на територията на организацията поради спецификата им на употреба.

Така тези активи могат да са заведени на определено местоположение, но предвид факта, че често се местят е възможно да не се отрази тази промяна и при инвентаризация да се отчитат двойно – като липсващи на едно място и като в повече на временната им локация.

Двойното отчитане изкривява крайните резултати от инвентаризацията и се губи ценно време в разрешаване на проблема, ако и когато той бъде открит. И в тези случаи софтуерът за управление на активи спестява ценно време и оптимизира процеса.  

Той автоматично съпоставя активите в повече (излишъците) спрямо липсващите и отразява разминаванията, които след това лесно се обработват от отговорника.  

image_3_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex
image_4_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex

Централизирано управление на активи

Някои организации имат структура, съставена от различни обекти в страната, опериращи автономно и всеки обект може да управлява независимо своите активи, а компанията–майка извършва централизиран мониторинг и контрол.

Ако организацията не разполага със споделено виртуално пространство за управление на активи или не е приложен нужния контрол за достъпа до данните, то това крие риск за сигурността и автономното управление на данните на организацията.

Този риск може да бъде избегнат като се имплементира решение за управление и инвентаризация на активи, което предоставя изцяло автономен или полу-автономен режим на достъп до активи и в същото време запазва възможността за мониторинг върху пълния обем активи в организацията.

Централизирано управление на активи

Някои организации имат структура, съставена от различни обекти в страната, опериращи автономно и всеки обект може да управлява независимо своите активи, а компанията–майка извършва централизиран мониторинг и контрол.. Ако организацията не разполага със споделено виртуално пространство за управление на активи или не е приложен нужния контрол за достъпа до данните,, то това крие риск за сигурността и автономното управление на данните на организацията. Този риск може да бъде избегнат като се имплементира решение за управление и инвентаризация на активи, което предоставя изцяло автономен или полу-автономен режим на достъп до активи и в същото време запазва възможността за мониторинг върху пълния обем активи в организацията.

image_4_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex
image_4_upravlenie_i_inventarizatsia_na_aktivi_lirex

Централизирано управление на активи

Някои организации имат структура, съставена от различни обекти в страната, опериращи автономно и всеки обект може да управлява независимо своите активи, а компанията–майка извършва централизиран мониторинг и контрол.. Ако организацията не разполага със споделено виртуално пространство за управление на активи или не е приложен нужния контрол за достъпа до данните,, то това крие риск за сигурността и автономното управление на данните на организацията. Този риск може да бъде избегнат като се имплементира решение за управление и инвентаризация на активи, което предоставя изцяло автономен или полу-автономен режим на достъп до активи и в същото време запазва възможността за мониторинг върху пълния обем активи в организацията.

В обобщение, организациите, които разполагат с дигитална платформа за управление и инвентаризация на активи, се намират в конкурентно предимство пред останалите, поради множеството ползи предоставени от платформата:

Ефективно управление и планиране на разходите и инвестициите в дългосрочен план

Бързо и лесно преброяване на активите, без да се нарушава работния процес

Улеснена работа и минимизиране възможностите за грешки

Прозрачност и яснота относно наличност и изправност на активите

Минимизиран риск от злоупотреби с активи на организацията

Вижте повече за дигиталната платформа за управление и инвентаризация на активи от LIREX –LIREX ASSETS